Les objectifs de l’accompagnement :
D’un point de vue opérationnel, il s’agissait de :
- Identifier l’ensemble des besoins des usagers du logiciel ;
- Cibler les principaux besoins auxquels le logiciel devrait répondre ;
- Imaginer la mise en forme et l’accès utilisateur pour répondre à ces besoins.
Au-delà, un autre enjeu de cette séquence de travail collaboratif était de faire travailler ensemble des participants issus de services différents et travaillant tous sur le logiciel, sans toutefois se rencontrer et en parler ensemble.
Taille du groupe
20 personnes.
Ca s’est passé comme ça :
Pour imaginer le déroulé de cet atelier, j’ai du d’abord bien comprendre quelles étaient les cibles potentielles du logiciel en cours de développement et identifier avec les clients les usagers pertinents sur lesquels faire travailler le groupe : une sélection indispensable étant donné que l’atelier devait se tenir sur ½ journée.
L’autre enjeu pour moi était de proposer un déroulé qui permette d’atteindre le livrable en ½ journée d’atelier (ce qui est court) sachant que le groupe était peu habitué au travail collaboratif. A cela s’ajoutait un lieu peu adapté au travail collaboratif avec des murs inutilisables pour fixer des choses par exemple.
Pour répondre à l’ensemble de ces défis, j’ai imaginé un déroulé qui permette de mélanger les représentants des services tout au long de la séquence de travail. J’ai aussi misé sur des temps de rencontres autour de questions plus personnelles et ludiques pour amener les participants à sortir des seules questions pros, et qu’ils se rencontrent autrement, en douceur, et avec un regard un peu décalé.
Pour tenir le temps imparti de la ½ journée, j’ai proposé que les participants travaillent en amont de l’atelier, de façon asynchrone, en prenant connaissance de la sélection d’usagers retenue. Cela a permis de gagner du temps lors de l’atelier et de plonger les participants plus rapidement dans le sujet.
Une fois les besoins et les envies identifiés par usager, j’ai fait travailler l’ensemble des participants présents sur des propositions d’idées et points de vigilance, pour finalement terminer par la construction d’équipes spontanées pour imaginer collectivement les mises en forme dessinées des futures pages du logiciel.
Faire dessiner les pages par les participants a permis d’être beaucoup plus concrets dans les propositions, de se rendre compte des écueils à éviter, de faire ressortir des idées originales dans la construction des pages pour répondre aux besoins d’une part, et trouver des « parcours utilisateurs » cohérents, de proposer des astuces aussi. Le dessin a largement contribué à libérer la créativité des participants pour imaginer leur logiciel !
Ils sont repartis avec :
- Une liste des besoins principaux par usager du logiciel commun ;
- Des mises en forme originales des nouvelles pages du futur logiciel, imaginées collectivement ;
- Une remise au propre des pages issues de l’atelier : je les ai redessinées après l’atelier pour qu’elles intègrent le cahier des charges commun ;
- Une dynamique relancée sur le projet, avec des participants ravis d’avoir vécu cet atelier différent de leurs habitudes dans leur cadre professionnel.
- Quelques verbatims :
« nous avons eu, même plusieurs jours après, des retours positifs sur la séquence de travail que tu as animé »
« tout le monde a eu le sentiment d’avoir gagné du temps et… de la cohésion de groupe »